Coposal bietet vorgefertigte Vorlagen für Agenturen, IT-Dienstleister, Eventplaner, Catering-Firmen oder auch klassische Angebotsvorlagen, die Sie als Basis verwenden können, um schnell und einfach ein Angebot zu erstellen. Diese können Sie natürlich entsprechend Ihren Vorstellungen und Wünschen anpassen und individualisieren. Zur Erstellung eines Angebots gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
Überprüfen Sie im ersten Schritt unter "Mein Team" die Daten Ihrer Marke und passen Sie diese, sofern noch nicht geschehen, Ihrem Unternehmen bzw. Ihrer Marke an. In unserem FAQ-Artikel "Wie kann ich eine Marke einrichten?" können Sie weitere Details dazu finden.
Klicken Sie nach Bearbeitung eines Reiters unbedingt auf "Änderungen speichern", damit die Einstellungen übernommen werden. Andernfalls gehen diese verloren!
Nachdem Sie Ihre Marke eingerichtet haben legen Sie nun den ersten Kunden an. Klicken Sie hierzu im linken Menü auf "Kunden" und wählen Sie anschließend "Kunden anlegen" aus.
Geben Sie nun die Daten des Angebotsempfängers an. Diese erscheinen später automatisch bei den verwendeten Platzhaltern im Angebot. Klicken Sie auf "Kunden anlegen", um die eingegebenen Daten in Coposal zu speichern.
Um schnell ein Angebot für den Kunden zu erstellen, müssen Sie im nächsten Schritt eine Vorlage auswählen. Klicken Sie hierzu im linken Menü auf "Vorlagen".
Coposal bietet Ihnen standardmäßig 6 vorgefertigte Vorlagen zur Auswahl. Mit einem Klick auf eine der Vorlagen können Sie eine Vorschau aufrufen und sich die grundlegende Struktur anschauen. Klicken Sie auf "Schließen", sofern Ihnen die Vorlage nicht gefällt und Sie eine andere auswählen möchten.
Wenn Sie die Angebotserstellung mit der ausgewählten Vorlage beginnen möchten, dann wählen Sie "Angebot aus Vorlage erstellen".
Beginnen Sie nun mit der Angebotserstellung indem Sie zunächst die Grunddaten Ihres Angebots festlegen. Wählen Sie hierzu unter "Empfänger" im Dropdown-Menü den zuvor angelegten Empfänger aus. Unter "Titel" können Sie einen prägnanten Titel für Ihr Angebot eingeben, der später im Angebot angezeigt werden soll. Unter "Fällig bis" können Sie einen Zeitpunkt festlegen, bis wann das Angebot erstellt und bereit zum Versand an den Empfänger sein soll. Dies ist besonders hilfreich, um den Ablauf von der Erstellung bis zum Versand des Angebots mit mehreren Mitarbeitern zu koordinieren.
Im Reiter "Design" können Sie das Farbschema, ein Angebots-Cover sowie den Seiten-Stil Ihres Angebots festlegen. Grundlegend stehen Ihnen 8 Farbschemen, 3 Cover-Stile sowie 9 Seiten-Stile zur Auswahl. Coposal bietet Ihnen zusätzlich die Möglichkeit eigene Farbschemen sowie ein eigenes Hintergrundbild hochzuladen. Falls Sie eine eigene Schriftart verwenden möchten, kontaktieren Sie bitte unseren Support.
In den Feldern daneben können Sie noch die Sprache, die Währung und den Steuersatz abändern, die für das Angebot genutzt werden.
Klicken Sie auf "Änderungen speichern", um die eingegebenen Daten zu sichern. Um das eigentliche Angebot zu erstellen und die ausgewählte Vorlage zu editieren, klicken Sie nun unter "Aktionen" auf "Editieren".
Im Editiermodus können Sie Ihr Angebot nun nach Herzenslust gestalten. Einzelne Blöcke können dabei verschoben, geändert, gelöscht, ergänzt oder hinzugefügt werden. In den Platzhaltern (eckigen Klammern) erscheinen später die zuvor angegebenen Daten Ihres Teams sowie der Kundendaten. Mit unseren Bezahltarifen (ab Tarif "SMALL") haben Sie auch die Möglichkeiten Dateien an Ihr Angebot anzuhängen, die dem Kunden später zur Verfügung stehen soll.
Klicken Sie auf "Speichern", sofern Sie Ihre Eingaben zwischenspeichern möchten.
Wenn Sie Ihre Eingaben nicht speichern möchten, dann klicken Sie auf "Editiermodus verlassen" und wählen Sie "Schließen (ohne speichern)" aus.
Wenn Sie das Angebot nach Ihren Vorstellungen erstellt haben, dann können Sie dieses nun versenden. Klicken Sie hierzu unter "Aktionen" auf "Versenden".
Vor dem Versand Ihres Angebots haben Sie nun noch die Möglichkeit einige Optionen festzulegen, ein Abschlussdatum einzugeben (Tag bis zu dem das Angebot gültig ist) sowie den Standard-Introtext für die E-Mail an den Kunden anzupassen. Mit einem Klicken auf "Versenden" wird das Angebot an die beim Kunden hinterlegte Mailadresse gesendet.
Nach dem Versand wird von Coposal automatisch noch ein pdf-Dokument mit Ihrem Angebot erstellt. Dieses können Sie jederzeit herunterladen und dem Kunden vorlegen, sofern er dieses Format bevorzugen sollte.
Falls Ihr Kunde die E-Mail mit Ihrem Angebot nicht erhalten haben sollte, dann haben Sie die Möglichkeit ihm den Leselink manuell zuzusenden.
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